以前
場(chǎng)景一：會(huì )議室真的很難訂。下周一安排了和供應商交流會(huì )，小李周四一早就來(lái)到公司，顧不上吃飯，就到前臺排隊等著(zhù)訂會(huì )議室，在小李前面已經(jīng)有3個(gè)人在等著(zhù)了。8點(diǎn)鐘，前臺MM來(lái)了，拿出會(huì )議室登記本，依次登記，等輪到小李一看，下周一的會(huì )議室已經(jīng)訂完了，真是欲哭無(wú)淚，只好再到別的樓層排隊碰運氣。
場(chǎng)景二：一般人我不告訴他。領(lǐng)導臨時(shí)要開(kāi)一個(gè)碰頭會(huì )，吩咐小李找個(gè)會(huì )議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問(wèn)候了所有前臺美女，時(shí)間過(guò)了半個(gè)小時(shí)，還是沒(méi)有找到會(huì )議室，只好求助于“會(huì )議室預訂達人”帥哥小王，小王拿起電話(huà)：
“張美女，21層有空會(huì )議室嗎？”“沒(méi)有。”
“劉美女，22層有會(huì )議室嗎？”“都用著(zhù)。”
“陳美女，23層有會(huì )議室嗎？”“等等啊，我幫你看看領(lǐng)導還開(kāi)會(huì )不。”
1分鐘后，“2會(huì )領(lǐng)導會(huì )議取消了，你來(lái)用吧，我給你留著(zhù)。”
謝天謝地，終于找到會(huì )議室了，暗暗發(fā)誓，一定要想辦法和前臺MM搞好關(guān)系。
改變
根據集團領(lǐng)導“全面實(shí)現信息化管理”的工作要求，會(huì )議室預訂系統作為一個(gè)重要的信息化項目列入研發(fā)計劃，我很榮幸接到了這項任務(wù)。“要做就做最好”是每一個(gè)萬(wàn)達人做事的態(tài)度，既然要做，我們就要做最好用的會(huì )議室預訂系統，我們不僅要能在電腦上預訂會(huì )議室，我們還能在手機上預訂；不僅在公司能預訂會(huì )議室，在家里、上班路上、任何地方也都能預訂會(huì )議室。
項目開(kāi)始之初，項目小組參觀(guān)了幾個(gè)兄弟公司，吸收他們的經(jīng)驗和教訓；與行政部領(lǐng)導、前臺會(huì )議室管理員、各部門(mén)員工溝通交流，從不同的用戶(hù)角度聽(tīng)取他們對會(huì )議室預訂系統的需求，特別是集團行政部領(lǐng)導，多次和我們一起進(jìn)行需求和方案的討論，從會(huì )議室使用和管理的角度提出了許多有益的建議；在信息管理中心內部廣發(fā)英雄帖，有相關(guān)經(jīng)驗的同事也紛紛獻計獻策。綜合各方需求和建議，我們確定了會(huì )議室管理系統的初步方案。
集團信息中心總經(jīng)理朱戰備和行政部總經(jīng)理姜國洲多次聽(tīng)取匯報，并作出了一些方向性的指示：
“本樓層的人員應該可以?xún)?yōu)先使用本樓層的會(huì )議室……”
“需要有一定的管理手段，保證會(huì )議室有效使用……”
“對違規使用會(huì )議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會(huì )議室資源……”
“操作方式要讓用戶(hù)使用起來(lái)更方便，用戶(hù)的體驗是最重要的……”
“細節決定成敗”，信息管理中心副總經(jīng)理羅震全程關(guān)注和指導，要求項目組對每一個(gè)細節仔細推敲，每一項功能、頁(yè)面每一種配色、每一處文字的字體及大小、每一個(gè)按鈕的位置、每一個(gè)提示信息都反復進(jìn)行優(yōu)化調整。經(jīng)過(guò)項目組全體人員的努力，萬(wàn)達集團會(huì )議室預訂系統于10月份開(kāi)始正式在集團上線(xiàn)使用，憑借技術(shù)先進(jìn)性、使用的方便性、功能的完備性，會(huì )議室預訂系統很快在全集團得到推廣，獲得了一致好評。
會(huì )議室預訂系統的宣傳口號：“搖一搖，輕松預訂；掃一掃，快速簽到。”
現在
場(chǎng)景一：訂會(huì )議室就是這么簡(jiǎn)單。下周一要和供應商交流，小李周四早上來(lái)到公司，坐在餐廳，悠閑地吃著(zhù)早餐，看到8點(diǎn)會(huì )議室預訂開(kāi)放時(shí)間到了，邊吃肉餅邊打開(kāi)手機，1分鐘后，成功預訂了下周一的會(huì )議室。
場(chǎng)景二：領(lǐng)導自己搖。領(lǐng)導臨時(shí)安排一個(gè)碰頭會(huì )，吩咐小李找個(gè)會(huì )議室，小李不慌不忙，拿出手機，輕輕一搖，馬上找到一個(gè)會(huì )議室并成功預訂，領(lǐng)導一看，行了，以后不用你找會(huì )議室了，我自己搖吧。
會(huì )議室預訂系統讓所有人隨時(shí)看到每個(gè)會(huì )議室的使用情況，方便用戶(hù)在會(huì )議室空閑時(shí)及時(shí)使用，極大地提高了會(huì )議室的使用效率，根據我們對10月份會(huì )議室使用效率的統計，以每個(gè)工作日8個(gè)小時(shí)有效工作時(shí)間基數計算，集團會(huì )議室的使用效率高達83%。根據我們的抽樣調查，會(huì )議室預訂系統上線(xiàn)前，每個(gè)員工平均每周花費在找會(huì )議室的時(shí)間至少在15分鐘以上，按照集團1000名員工計算，每周15000分鐘，每月超過(guò)60000分鐘，相當于5個(gè)人一個(gè)月的工作量。不算不知道，一算嚇一跳，小小會(huì )議室預訂系統至少能為集團節省5個(gè)人力的工作量，按照集團員工的平均工資計算，每年上百萬(wàn)。
會(huì )議室預訂系統上線(xiàn)前，每層的會(huì )議室管理員每天必須早上8點(diǎn)前來(lái)到公司，為大家預訂會(huì )議室，每天有約一半的時(shí)間忙于接聽(tīng)找會(huì )議室的電話(huà)，安排協(xié)調會(huì )議室的使用，會(huì )議室預訂系統上線(xiàn)后，除了處理一些特殊需求外，基本不再為會(huì )議室管理花費太多的時(shí)間，可以有更多的時(shí)間來(lái)處理領(lǐng)導交辦的其他工作。
對來(lái)萬(wàn)達的訪(fǎng)客來(lái)說(shuō)，會(huì )議室預訂系統是他們首先有機會(huì )接觸到的信息系統，毫不夸張地說(shuō)，會(huì )議室預訂系統在一定程度上代表了企業(yè)的IT形象。當一個(gè)合作伙伴的人員來(lái)公司交流，看到我們搖一搖預訂會(huì )議室、掃一掃進(jìn)行簽到，對我們的會(huì )議室預訂系統給予很高的評價(jià)時(shí)，作為萬(wàn)達人，我驕傲；作為萬(wàn)達信息人，我更自豪。會(huì )議室預訂系統集團總部成功運用后，下一步將向所有下屬公司推廣，以切實(shí)提高整個(gè)集團的行政辦公效率。