概述
如何在極短時(shí)間內從幾百上千頁(yè)文件中快速定位到待簽頁(yè)面、待簽位置是決定工作效率的關(guān)鍵因素。
財務(wù)的同事們，利用彩色小便簽，精準定位、明確信息、分門(mén)別類(lèi)，把便簽的作用發(fā)揮到了極致，完成了快速定位的作用。
操作流程
用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置，在每一張便簽條上注明總頁(yè)數和已簽頁(yè)數，再用不同顏色的便簽條標示每一類(lèi)文件。
案例
2012年初，我被分配了一項“重要”工作——給董事長(cháng)簽字的文件貼便簽條。“貼個(gè)便簽條就算重要工作了？”我偷笑著(zhù)松了一口氣，漫不經(jīng)心地開(kāi)始動(dòng)手操作。不到半小時(shí)完成任務(wù)，信心滿(mǎn)滿(mǎn)前去交卷，沒(méi)想到迎接我的卻是嚴厲的批評： “簽字的位置沒(méi)有用鉛筆勾畫(huà)出來(lái)！”“便簽條應該貼在上頁(yè)的背面，而不是當頁(yè)的正面!”“粘貼位置不一致，看起來(lái)雜亂無(wú)章!”“總頁(yè)數和已簽頁(yè)數沒(méi)有標注清楚!”“不同種類(lèi)的文件要用不同顏色的便簽條進(jìn)行區分!”……
看似簡(jiǎn)單的工作竟被連續退回了五次！一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已?？闯隽宋倚闹械南敕?，領(lǐng)導耐心地說(shuō)：“知道為什么讓你貼便簽條嗎，作用是什么？好處在哪里？”
帶著(zhù)三分質(zhì)疑和七分困惑我開(kāi)始在字典、網(wǎng)絡(luò )上搜尋，便簽條的作用無(wú)非是標注、備忘、提醒、分類(lèi)，以提高工作效率，沒(méi)什么特別。但接下來(lái)做的一個(gè)測算，卻著(zhù)實(shí)嚇了我一跳：
本次需簽字文件分3類(lèi)，每類(lèi)8份，共24份，每份簽10個(gè)字，共需簽220個(gè)字。如果不用便簽條標注，以平均厚度每份50頁(yè)計算， 從頭翻到尾，再加上簽字，最快也需3分鐘，24份文件，也即1小時(shí)12分鐘；如果按照修改前的粘貼方式，雖有標注但流于形式，不僅容易產(chǎn)生漏簽，而且定位到頁(yè)后還需尋找簽字位置，每本約2分鐘，共需48分鐘；如果按照修改后的標注方式，清晰明了，能夠直接定位到簽字處，每本約1分鐘，只需24分鐘即可解決問(wèn)題！總工作量不變，標注是否清晰準確，工作時(shí)間的差異居然接近50分鐘?。?！
看到我滿(mǎn)面羞愧地講述著(zhù)測算結果，領(lǐng)導語(yǔ)重心長(cháng)地說(shuō)：“你的這一項簽字只不過(guò)董事長(cháng)日常需處理文件的百分之一、千分之一，項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長(cháng)親簽，一項工作多耗費50分鐘，十項就多耗費8個(gè)小時(shí)，如果效率不夠高，一天時(shí)間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了？永遠記住，花費我們一小時(shí)，節約領(lǐng)導十分鐘，是值得的！”
是啊，領(lǐng)導有太多大事需要處理，在我們力所能及的范圍內，盡量減輕他的負擔，擠出時(shí)間留給關(guān)乎企業(yè)生存發(fā)展的重要決策事項，才真正有意義。想到這兒，我端正態(tài)度、摒棄浮躁、重新再來(lái)。用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置，在每一張便簽條上注明總頁(yè)數和已簽頁(yè)數，再用不同顏色的便簽條標示每一類(lèi)文件……經(jīng)過(guò)大半天的奮戰，終于上交了一份滿(mǎn)意的答卷。