2020年1月12日，隨著(zhù)最后一個(gè)分系統會(huì )議的結束，萬(wàn)達集團2019年年會(huì )落下帷幕。這是萬(wàn)達酒店人創(chuàng )造的又一個(gè)奇跡，因為負責籌備會(huì )議的廣州融創(chuàng )文華及嘉華酒店把150天的籌備時(shí)間壓縮到8天，圓滿(mǎn)完成了任務(wù)。
2020年1月11日，萬(wàn)達集團年會(huì )在廣州融創(chuàng )文華及嘉華酒店隆重召開(kāi)。會(huì )場(chǎng)上，氣氛莊嚴而熱烈；會(huì )場(chǎng)下，服務(wù)工作緊張而有序。
這是一次非同尋常的盛會(huì )，參加此次年會(huì )的人員眾多，與會(huì )人員及演職人員總計多達約1400人，其中演職人員720人，是萬(wàn)達集團歷屆年會(huì )中，人數最多的一次。而負責籌備會(huì )議的廣州融創(chuàng )文華及嘉華酒店，在武漢萬(wàn)達瑞華及嘉華酒店等兄弟酒店的配合下，更是把150天的籌備時(shí)間壓縮到8天，這是萬(wàn)達酒店人創(chuàng )造的又一個(gè)奇跡，它讓每個(gè)萬(wàn)達酒店人再一次看到了“萬(wàn)達效率”，也讓每個(gè)參會(huì )人員親歷了萬(wàn)達酒店的高品質(zhì)服務(wù)。
僅剩8天 臨時(shí)遷址
2020年1月2日下午4點(diǎn)，元旦假期后的第一個(gè)工作日，廣州融創(chuàng )萬(wàn)達文華及嘉華酒店總經(jīng)理接到緊急任務(wù)：萬(wàn)達集團年會(huì )由原定的武漢萬(wàn)達瑞華酒店變更至廣州融創(chuàng )萬(wàn)達文華及嘉華酒店。而這時(shí)，距離會(huì )議召開(kāi)僅剩下8天的時(shí)間。一般情況下，從年會(huì )任務(wù)下達至酒店到會(huì )議召開(kāi)，酒店通常會(huì )有150天的準備期。但是“指令就是集結號，執行無(wú)借口”。
接到任務(wù)后，酒店總經(jīng)理迅速召開(kāi)酒店管理層會(huì )議，部署會(huì )議的籌備工作。在接到指令的當晚10點(diǎn)30分，原承辦單位武漢萬(wàn)達瑞華酒店各部門(mén)負責人抵達廣州；午夜時(shí)分，酒管總部負責年會(huì )籌備的人員也趕到酒店。
集結完畢，大家當即召開(kāi)溝通會(huì )，根據時(shí)間緊、任務(wù)重的具體情況，酒店參照以往的接待方案，按照酒店部門(mén)、區域進(jìn)行分工；同時(shí)，從會(huì )議場(chǎng)地、住房要求、餐飲接待、迎賓禮遇、物資采購、人力支援等方面，將完成時(shí)間明確到具體時(shí)點(diǎn)，形成了一個(gè)詳細而完善的會(huì )議籌備計劃，為籌備工作的順利開(kāi)展打下了基礎。
全員無(wú)休 兄弟馳援
1月3日至1月11日年會(huì )籌備及召開(kāi)期間，廣州酒店全體人員放棄了個(gè)人休假，全員投入到緊張的工作中。然而，在499間客房、人房比僅為0.85的情況下，接待任務(wù)是異常繁重的。
為了保證會(huì )議接待水平，208名來(lái)自兄弟酒店的支援人員也緊急趕至廣州支援。他們中有接待活動(dòng)第一道關(guān)卡的前臺、禮賓員；有專(zhuān)業(yè)的貼身管家；有為客房公區提供清潔保障的服務(wù)員；有提供餐飲服務(wù)的餐飲西廚房、宴會(huì )及各餐廳服務(wù)人員；有提供會(huì )議保障的工程、安監人員；也有萬(wàn)達VIP接待的服務(wù)精英團隊。
這208名酒店支援人員，帶來(lái)了嫻熟的服務(wù)技能、熱忱的服務(wù)態(tài)度，也帶著(zhù)萬(wàn)達人身上特有的高效和敬業(yè)的工作精神。會(huì )議接待工作中，為了使后勤保障無(wú)差錯，工程維修、保安巡查24小時(shí)輪班值守；為了讓入住客人感受到貼心的服務(wù)，餐飲服務(wù)也提供24小時(shí)服務(wù)。這些工作的背后，浸透著(zhù)每一個(gè)服務(wù)人員辛勤的汗水。
想得精細 干得迅速
酒管公司總部擔負著(zhù)會(huì )議籌備的總體協(xié)調、組織和監管工作。由于時(shí)間緊張，籌備工作負責人每天早、晚召開(kāi)兩次專(zhuān)項接待會(huì )議，確保服務(wù)標準的執行和各類(lèi)事項流程的審批、流轉。
廣州融創(chuàng )萬(wàn)達文華酒店作為集團VIP領(lǐng)導的接待酒店，展開(kāi)了一場(chǎng)堪比“新酒店精開(kāi)荒”的“大工程”，房間從基礎清潔、凈化除味、布草洗滌、窗簾熨燙，到房間的歡迎禮品、夜床禮品的準備等，都做了大量精細化的工作。在VIP迎賓環(huán)節，酒店特意安排了極富嶺南特色的絲弦迎賓樂(lè )隊以及身著(zhù)西關(guān)民國裝扮的天使奉茶禮，讓與會(huì )領(lǐng)導感受了一番別具風(fēng)格的粵式禮遇。
廣州融創(chuàng )萬(wàn)達嘉華酒店作為參會(huì )人員接待酒店，結合接待人數眾多、到達時(shí)間集中的特點(diǎn)，前臺做到提前分房、制作房卡，并快速辦理入住，極大地縮短了參會(huì )人員入住離店的辦理速度，大大提升了客戶(hù)體驗。
精益求精 書(shū)寫(xiě)奇跡
在這緊張而激動(dòng)的8天時(shí)間里，有辛苦的汗水，也有感動(dòng)的淚水。
此次接待工作，最為緊迫的是溝通協(xié)調場(chǎng)地及房間使用問(wèn)題。酒店管理層為此制定了對外公關(guān)方案，銷(xiāo)售團隊統計所有宴會(huì )廳及房間使用情況，并當即與客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系，商討場(chǎng)地更改或者延期的解決方案，同時(shí)開(kāi)展與OTA渠道預訂及散客的溝通工作。市場(chǎng)銷(xiāo)售團隊為客戶(hù)提前做好各種備選補償方案，本著(zhù)將損失降到最低的原則，通過(guò)誠意致歉與有效溝通，將原訂宴會(huì )場(chǎng)地及房間的客戶(hù)協(xié)調出來(lái)，在26個(gè)小時(shí)內, 為集團年會(huì )順利舉行邁出了第一步。
酒店宴會(huì )小組配合會(huì )務(wù)組做好各種宴會(huì )廳翻臺、布場(chǎng)、調控的準備。為了保證年會(huì )當天的順利舉辦，宴會(huì )廳場(chǎng)地進(jìn)行了數次翻臺彩排，從1月4日第一次彩排的26分鐘翻臺速度，到1月10日清晨5點(diǎn)彩排19分鐘的翻臺速度，這7分鐘速度的提高，是酒店經(jīng)歷了數次調整和演練的結果。
餐飲團隊在安排每日早、午、晚、夜宵四餐時(shí)，每日每餐都會(huì )提供三套方案，每套方案都會(huì )提前做出樣品并每天試菜，供大家品嘗并聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，直到每餐搭配都做到精益求精。
2020年1月12日，隨著(zhù)最后一個(gè)分系統會(huì )議的結束，萬(wàn)達集團2019年年會(huì )落下帷幕，但是，由萬(wàn)達人創(chuàng )造的一個(gè)又一個(gè)奇跡還在上演。古希臘著(zhù)名劇作家索?？怂拐f(shuō)過(guò)，“人世間有很多奇跡，但是，人比所有奇跡更加神奇”。正如 《萬(wàn)達之歌》所唱的，“萬(wàn)達人，敢闖敢試從來(lái)不畏懼；萬(wàn)達人，遭遇挫折堅持不放棄；萬(wàn)達人，永遠保持旺盛生命力”，相信勇敢堅韌、百折不撓的萬(wàn)達人會(huì )在新征程中繼續詮釋萬(wàn)達精神，成為無(wú)數奇跡的締造者！