8天，辦成一屆比肩春晚的年終盛宴，這不能不說(shuō)是一個(gè)奇跡，但是這個(gè)奇跡，在萬(wàn)達就真的發(fā)生了。這是萬(wàn)達人強大團隊戰斗力、凝聚力、執行力的再次證明！
開(kāi)場(chǎng)舞《歡天喜地賀新春》
年會(huì )是萬(wàn)達人一年一度的盛會(huì )，且一直以高規格、高水準而聞名，是萬(wàn)達人年終的大Party。這樣一場(chǎng)盛大的活動(dòng)，萬(wàn)達已連續舉辦了20多屆，每年都要用大半年的時(shí)間進(jìn)行籌備，計劃模塊節點(diǎn)272個(gè)，復雜程度遠超想象，是一項集團級別的重大項目工程。
2019年萬(wàn)達集團年會(huì )，已經(jīng)按照計劃籌備了8個(gè)月時(shí)間，一切似乎和往年一樣。沒(méi)有人意識到，一場(chǎng)前所未有的變化正在悄然發(fā)生。
劇變：不眠夜
2020年1月2日16點(diǎn)，距離年會(huì )召開(kāi)還有8天。按照工作節點(diǎn)，年會(huì )會(huì )務(wù)交通組成員小張和其他成員一樣，已經(jīng)到達北京西站，準備踏上前往武漢的火車(chē)，開(kāi)始年會(huì )現場(chǎng)籌備工作。這是他第一次參加集團年會(huì )，心情既興奮又緊張。突然，一條來(lái)自微信群的消息，打亂了所有的計劃。
“各位同事，接到集團最新通知，今年年會(huì )舉辦地點(diǎn)由武漢改至廣州，所有人不要上車(chē)，退票后盡快返回公司。”
小張瞬間恍惚了，不敢相信這是真的。當他看到微信群里，大家齊刷刷地回復“收到”時(shí)，他意識到，新的戰斗已經(jīng)打響了。
在所有會(huì )務(wù)組成員回總部的路上，大家就已經(jīng)開(kāi)始迅速思考：廣州年會(huì )場(chǎng)地條件如何、舞臺是否需要重新設計、當地租車(chē)公司有哪些、會(huì )務(wù)手冊有哪些要做出調整。
這就是萬(wàn)達人的執行力，只要指令明確，我們就快速響應、堅決執行。
與此同時(shí)，在總部大樓的B座21層6會(huì )議室，已經(jīng)迅速成立了“臨時(shí)作戰室”。集團人力資源管理中心牽頭酒管、地產(chǎn)等相關(guān)單位、部門(mén)，緊急梳理年會(huì )地址由武漢改到廣州后需要盡快調整的重點(diǎn)事項，節目組、會(huì )議組、餐飲組等各組成員輪番匯報，討論調整方案。
剛從火車(chē)站趕回來(lái)的交通組組長(cháng)一邊擦著(zhù)汗，一邊匯報：“領(lǐng)導，交通組在回來(lái)的路上已經(jīng)聯(lián)絡(luò )廣州當地同事對租車(chē)公司進(jìn)行了詢(xún)價(jià)，今晚我們就將飛往廣州，定了明早與當地三家租車(chē)公司商務(wù)談判，確保車(chē)輛供應，請領(lǐng)導放心！”
會(huì )議組組長(cháng)從門(mén)外進(jìn)來(lái)，還沒(méi)等坐下，就急匆匆地說(shuō)：“領(lǐng)導，因改址產(chǎn)生的會(huì )議物資物料等相關(guān)變化，已全部梳理完成，今晚審核定稿后就第一時(shí)間發(fā)給供應商，連夜制作，預計5天內運到廣州，絕不影響會(huì )議籌備進(jìn)度！”
盡管變化來(lái)得很快，但會(huì )務(wù)組動(dòng)作更加迅捷有序，所有調整方案責任到人，當天銷(xiāo)項。
“馬上確認！”“10分鐘內反饋！”“今天一定完成！”……在這充滿(mǎn)變化的一天中，這樣的話(huà)不知道說(shuō)了多少遍。
在所有年會(huì )籌備調整方案中，最復雜的莫過(guò)于舞臺方案。萬(wàn)達年會(huì )的舞臺方案每年都是在年中開(kāi)始設計，經(jīng)過(guò)集團領(lǐng)導5—6輪推敲審核，在12月份完成所有舞臺器械制作和預搭建。由于這場(chǎng)突如其來(lái)的變化，會(huì )務(wù)組緊急叫停了當天下午即將開(kāi)往武漢的10輛運送物料的貨車(chē)。
由于廣州酒店現場(chǎng)大宴會(huì )廳條件與武漢酒店差異巨大，整體舞臺方案都要重新設計，且廣州酒店沒(méi)有經(jīng)過(guò)改造，宴會(huì )廳的電量峰值、頂部吊點(diǎn)、投影儀等都難以滿(mǎn)足晚會(huì )需要。如何在幾天時(shí)間內，做好需要半年完成的舞臺設計、酒店改造等工作，是擺在所有會(huì )務(wù)人員面前的難題。
當天晚上，集團人力聯(lián)合酒店設計院、安監部、導演組、舞臺搭建公司一起，設計、推翻、再設計，經(jīng)過(guò)一夜的推演，終于設計出了滿(mǎn)足廣州酒店現有條件，還可以確保晚會(huì )演出效果的最優(yōu)方案。
新方案出來(lái)的時(shí)候，天已經(jīng)蒙蒙亮了，很多人一夜未合眼。
1月2日，經(jīng)過(guò)了這個(gè)不眠夜，真正的戰斗才剛剛開(kāi)始。
推進(jìn)：破萬(wàn)難
1月3日上午，所有會(huì )務(wù)組成員就已經(jīng)全部到達廣州。調整方案雖然確定，但是現場(chǎng)遇到的新問(wèn)題、新困難遠比設想要多。
首當其沖的就是演員住宿和排練。由于臨時(shí)改址，數百名演職人員的住宿都沒(méi)有著(zhù)落，同時(shí)，舞臺搭建比原計劃晚了兩天，演員也沒(méi)有彩排場(chǎng)地可用。
住宿組和節目組通過(guò)網(wǎng)絡(luò )搜索、實(shí)地踩點(diǎn)、熟人推薦等方式多管齊下，半天內就調研了廣州文華酒店周邊29家酒店，最終選定距離廣州文華酒店1公里的酒店式公寓，以及距離酒店2公里的彩排場(chǎng)地，并協(xié)調車(chē)輛在兩地間往返接送，保障了年會(huì )整體平穩運行。
為了保障參會(huì )代表能夠順利入住，酒店和住宿組也面臨著(zhù)繁重的客房清退溝通工作，一邊與原住客做好退房溝通工作、一邊分批次安排參會(huì )代表住宿，時(shí)間緊迫，不能按照常規做法處理，只能小步快跑，靈活應對。在保證年會(huì )工作要求的前提下，也盡最大可能滿(mǎn)足業(yè)主和顧客的利益。
餐飲組面臨的挑戰更大。按照年會(huì )工作要求，總結表彰會(huì )后，大宴會(huì )廳要在15分鐘內，從650人的會(huì )議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放。前期，武漢酒店的員工已培訓了幾個(gè)月，早已駕輕就熟。但廣州酒店2019年剛剛開(kāi)業(yè)，兼職員工多，從餐飲總監到普通員工，翻臺經(jīng)驗都是零。當1月4日第一次晚宴翻臺彩排時(shí)，時(shí)間遠超規定標準，且餐桌和物資擺放混亂，翻臺演練徹底變成了“翻車(chē)現場(chǎng)”。
現場(chǎng)布置一絲不茍
總結表彰會(huì )后，大宴會(huì )廳要在 15 分鐘內，從會(huì )議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放年會(huì )
只有幾天時(shí)間，還來(lái)得及嗎？
行動(dòng)就是最好的答案。餐飲組立即組織加強培訓，白天場(chǎng)地要進(jìn)行節目彩排，餐飲組就安排多次連夜模擬訓練，每天至少完成翻臺兩次。經(jīng)過(guò)一次又一次的訓練，失誤越來(lái)越少，從“翻車(chē)現場(chǎng)”變得齊齊整整。倒數第二次彩排時(shí)，終于在規定時(shí)間內準確無(wú)誤地完成了翻臺，一張張圓桌如棋子般在宴會(huì )廳里分布，看得人賞心悅目。
關(guān)于晚會(huì )節目籌備還有一個(gè)驚心動(dòng)魄的小插曲。今年，AMC公司選送的節目是由三位美國演奏家表演的器樂(lè )合奏，并在1月6日下午將背景音樂(lè )視頻文件發(fā)給了節目組。經(jīng)過(guò)集團領(lǐng)導審核，為達到最佳的演出效果，建議他們變更其中一首曲目。但此時(shí)，三人已上飛機，無(wú)法取得聯(lián)系。算上與美國的時(shí)差，三人落地后距離年會(huì )開(kāi)始僅剩3天時(shí)間。雖然任務(wù)看似不可能完成，但節目組只有一個(gè)念頭：突破萬(wàn)難，也一定要安排！
首先，節目組通過(guò)郵件通知演員曲目變更事宜，算好演奏家在東京轉機的空當，電話(huà)溝通確認。又緊急通過(guò)Youtube搜索了演奏家們之前幾乎所有演出視頻，選出適合年會(huì )、大家耳熟能詳的5首經(jīng)典曲目。同時(shí)，節目組還提前預訂好了最近的、符合錄音條件的音樂(lè )棚，確保演奏家們到廣州后，第一時(shí)間就可以進(jìn)棚完成背景音樂(lè )的錄制。
正是有了這一系列跑在時(shí)間前面的極限操作，在演奏家們1月8日到達當天，從中午12點(diǎn)到下午6點(diǎn)，錄音、縮混、LED制作分屏、視頻導入、現場(chǎng)測試等諸多環(huán)節已經(jīng)全部完成。晚上8點(diǎn)，彩排大幕拉開(kāi)，新節目如期登臺，效果驚艷震撼，節目組成員們不禁感嘆：所有努力都沒(méi)白費。
節目組為了保證晚會(huì )效果，挖空心思做到極致。由于場(chǎng)地變動(dòng)，廣州商管團隊臨時(shí)代替武漢團隊，承擔了《萬(wàn)達之歌》大合唱的節目。7個(gè)日日夜夜的排練、調整，有的演員嗓子啞了，依然投入飽滿(mǎn)的情緒用口型跟著(zhù)排練。最終，《萬(wàn)達之歌》激情嘹亮，所有人都起身跟著(zhù)唱，歌聲響徹全場(chǎng)，將晚會(huì )氣氛推向了新的高潮。
像這樣的故事，在年會(huì )現場(chǎng)還有很多……
綻放：皆驚艷
經(jīng)過(guò)近8天的連夜奮戰，年會(huì )組織工作終于步入正軌。最終，年會(huì )精彩綻放，不僅保證了大會(huì )及晚宴環(huán)節井然有序、會(huì )務(wù)保障到位，還通過(guò)新增科技與藝術(shù)融合的晚會(huì )節目、在大會(huì )環(huán)節豐富LED背板呈現效果、用刷卡機取代餐券發(fā)放等手段，極大地提升了本次年會(huì )的科技感和參會(huì )體驗，得到了集團董事長(cháng)和各級參會(huì )代表的一致贊揚。
但是，我們都知道，在這成功的背后，是一個(gè)又一個(gè)默默無(wú)聞、可歌可泣的萬(wàn)達人深沉的背影……
有的人，為考察廣州當地和園區附近交通路線(xiàn)，走壞了兩雙皮鞋，5天瘦了10斤；
有的人，為了準備大會(huì )和分系統會(huì )，連續兩晚沒(méi)休息，只能白天靠在椅背上打盹；
有的人，家就在廣州，幾公里的距離，卻沒(méi)回過(guò)家；
有的人，在廣州籌備8天，都沒(méi)顧上給家里5歲的閨女回一個(gè)電話(huà)；
有位負責安保工作的領(lǐng)導，每天固定巡場(chǎng)到凌晨1點(diǎn)，定的鬧鐘是凌晨4點(diǎn)，這么短的睡眠時(shí)間里還經(jīng)常被緊急電話(huà)叫醒好幾次。
8天，辦成一場(chǎng)比肩春晚的年終盛宴，這不能不說(shuō)是一個(gè)奇跡，這個(gè)奇跡，在萬(wàn)達就真的發(fā)生了。
這是萬(wàn)達人強大團隊戰斗力、凝聚力、執行力的再次證明！
萬(wàn)達人，敢闖敢試從來(lái)不畏懼，
萬(wàn)達人，遭遇挫折堅持不放棄，
萬(wàn)達人，永遠保持旺盛生命力，
萬(wàn)達人，鑄就百年企業(yè)新傳奇！
下一個(gè)傳奇，我們還將共同鑄就！