萬(wàn)達高效開(kāi)會(huì )就靠這七招
萬(wàn)達的執行力是非常有名的，萬(wàn)達開(kāi)會(huì )也是很有特點(diǎn)的。“萬(wàn)達開(kāi)會(huì )，沒(méi)人敢睡”，不是說(shuō)誰(shuí)怕誰(shuí)，是怕漏了重要內容，會(huì )耽誤你的前程。以下都是萬(wàn)達開(kāi)會(huì )的常規做法和原則，不僅落地而且全部實(shí)招。
文/企業(yè)文化中心
一、從不打印的工作報告
在每年的萬(wàn)達年會(huì )上，王健林都會(huì )作一個(gè)精彩的大會(huì )發(fā)言，精彩是因為：1.他的工作報告都是親自手寫(xiě)，從不用槍手；2.他的工作報告只有他自己知道，從來(lái)不在會(huì )前印刷；3.他的報告既有宏觀(guān)分析，也有客觀(guān)業(yè)績(jì)，還有微觀(guān)褒貶，更有未來(lái)走勢。一個(gè)半小時(shí)的報告，酣暢淋漓，讓你大有收獲。你必須用筆認真記，因為下午的分組討論你必須真刀實(shí)槍地講。所以，這樣的大會(huì )你敢睡嗎？你愿意睡嗎？
二、精細的會(huì )務(wù)手冊
如果你有幸得到一本萬(wàn)達大中型會(huì )議會(huì )務(wù)手冊，即便你不是組織活動(dòng)出身，基本你組織其他的會(huì )議，也能得心應手了。細節，是萬(wàn)達開(kāi)會(huì )最關(guān)鍵的。除了參會(huì )必要的流程、參會(huì )人員、參會(huì )的主題、會(huì )議每一個(gè)議程的時(shí)間……甚至參會(huì )人員每人每天每場(chǎng)在哪個(gè)桌子開(kāi)會(huì )，需要穿什么服裝，在哪個(gè)餐廳、哪個(gè)位置就餐，參會(huì )當天的天氣如何等都有詳細的說(shuō)明和介紹。
萬(wàn)達年會(huì )的胸卡就是一個(gè)濃縮的會(huì )務(wù)流程，一個(gè)小卡片就是一個(gè)為你私人定制的數據庫。以2013年年會(huì )的胸卡為例，胸卡的正面是你的照片、姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。背面，是兩天會(huì )議的全部的流程：第一天，晚宴地點(diǎn)、具體時(shí)間、每人就餐的桌號；第二天，開(kāi)大會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號，分論壇的場(chǎng)次、時(shí)間、地點(diǎn)、每人的座位號?？赐赀@一張卡，你這兩天該怎么做一目了然。
三、萬(wàn)達開(kāi)會(huì )沒(méi)人敢遲到
很多公司大大小小的會(huì )，慢悠悠來(lái)的人不在少數，既影響大家的情緒，又影響開(kāi)會(huì )的效率。
在萬(wàn)達，如果你敢遲到，你一定會(huì )很難堪！這不是指要罰你多狠，指的是你自己的心理體驗，很難堪。
曾經(jīng)有個(gè)總經(jīng)理級別的領(lǐng)導第一次開(kāi)總裁會(huì )，當時(shí)通知的時(shí)間是9點(diǎn)，他“掐點(diǎn)”去的，一進(jìn)會(huì )場(chǎng)，大家都用異樣的眼神看他，看得他心里直發(fā)毛。會(huì )后，有同事好心提醒：下次早點(diǎn)來(lái)吧，就你敢“掐點(diǎn)”來(lái)。第二次開(kāi)會(huì )，他提前5分鐘來(lái)了，但是還是被大家每個(gè)人異樣的目光“矚目”了一番。他不解，后來(lái)才知道，在萬(wàn)達開(kāi)會(huì )有個(gè)不成文的規定：大大小小的會(huì )，下一級一定會(huì )比上一級提前早到5-10分鐘。這不僅是一種尊重，更是一種對待會(huì )議的態(tài)度。
四、準時(shí)開(kāi)會(huì )可以，準時(shí)散會(huì )你行嗎
在萬(wàn)達，開(kāi)會(huì )基本上是會(huì )議手冊定的幾點(diǎn)就會(huì )幾點(diǎn)結束，極少有拖延開(kāi)會(huì )時(shí)間的時(shí)候。
這里，萬(wàn)達做到了三點(diǎn)：1.會(huì )議通知時(shí)就明確會(huì )議開(kāi)始及結束的時(shí)間；2.合理安排切實(shí)可行的會(huì )議議程，明確每件事項的討論時(shí)間；3.會(huì )議主持人必須有效調動(dòng)與會(huì )人員的積極性和控制好會(huì )議時(shí)間。
一個(gè)重要的事實(shí)是，在萬(wàn)達，只要王健林講話(huà)，如果他說(shuō)要講1個(gè)小時(shí)，那基本上距離結束時(shí)間左右不會(huì )差5分鐘，這點(diǎn)你做得到嗎？
說(shuō)了你可能不信，對于一些重要的會(huì )議，有的與會(huì )發(fā)言者要提前預演，有時(shí)還不止一遍哦。在萬(wàn)達，幾乎所有人都能做到說(shuō)幾分鐘就幾分鐘，只會(huì )縮時(shí)。因此不管多長(cháng)的會(huì )議，由于每個(gè)發(fā)言都很精準，所以準時(shí)散會(huì )就是一件很容易的事。除了有制度約束、規范，高層以及所有人的時(shí)間觀(guān)念和責任意識至關(guān)重要。
五、開(kāi)會(huì )發(fā)言只撈干貨
萬(wàn)達開(kāi)會(huì )從來(lái)沒(méi)有空話(huà)、廢話(huà)，開(kāi)會(huì )是要解決問(wèn)題的，不是來(lái)聽(tīng)你嘮叨的。因此，萬(wàn)達會(huì )場(chǎng)經(jīng)常會(huì )有發(fā)言和匯報被打斷，因為你跑題了，或者“這個(gè)根本用不著(zhù)跟我匯報”。
萬(wàn)達開(kāi)會(huì )也用PPT，但都是極簡(jiǎn)風(fēng)格，有規范模板，杜絕花里胡哨。一般開(kāi)會(huì )不許超過(guò)10張，給董事長(cháng)、總裁匯報基本不會(huì )超過(guò)3張。當然這3張都是筋骨，筋骨后基本上都有超鏈接，如果領(lǐng)導問(wèn)細節，后面有更細的。
有些外面廣告公司煞費苦心設計精美的PPT，有原因、有背景、有問(wèn)題，可是悲催的是，這些都會(huì )統統被“殺掉”，直奔解決方案。有一個(gè)公司做了50多張PPT，結果只聽(tīng)了3張的實(shí)質(zhì)內容。
一家企業(yè)要來(lái)萬(wàn)達全面取經(jīng)，涉及到管理、財務(wù)、人力、管控、信息化、紀檢、企業(yè)文化等，萬(wàn)達每個(gè)板塊的一把手每人講述一刻鐘，每人10張PPT，效率之高、干貨之干，令那家企業(yè)高管們驚嘆不已。
一句話(huà)，扯淡的會(huì )，萬(wàn)達從來(lái)不開(kāi)。
六、 開(kāi)會(huì )不許找替身
參會(huì )各方不能隨便派人聽(tīng)聽(tīng)會(huì )、走過(guò)場(chǎng)。派來(lái)的人要能拍板，能定意見(jiàn)，參會(huì )不是代表個(gè)人，是要代表部門(mén)參會(huì )，不能涉及到部門(mén)時(shí)說(shuō)：“不清楚”、“不歸我負責”、“我回去匯報后才能確定”。一句話(huà)，找個(gè)能管事的來(lái)開(kāi)會(huì )就對了。
領(lǐng)導問(wèn)什么就答什么，不能答非所問(wèn)。有些人開(kāi)會(huì )，領(lǐng)導一問(wèn)到某關(guān)鍵事項是否完成時(shí)，就采取迂回戰術(shù)講一大堆的沒(méi)有完成的理由。其實(shí)領(lǐng)導最關(guān)心結果，可以先講結果，如領(lǐng)導需要再闡述原因即可。
匯報不能找替身，如果副總裁聽(tīng)會(huì )，必須總經(jīng)理匯報，如果總裁聽(tīng)會(huì )，必須副總裁匯報。這就保證領(lǐng)導必須身體力行，必須全面了解，決不允許你找個(gè)具體負責的人來(lái)替你作匯報。
萬(wàn)達的領(lǐng)導，個(gè)個(gè)都是行家，誰(shuí)也蒙不了誰(shuí)。
七、會(huì )后不落實(shí)等于會(huì )白開(kāi)
不要以為開(kāi)完會(huì )就可以一拍屁股走人，萬(wàn)達的重要會(huì )議都有紀要，也不要以為有了會(huì )議紀要就萬(wàn)事大吉，萬(wàn)達還有一套強大的會(huì )議督辦系統。開(kāi)會(huì )確定的事會(huì )落實(shí)到每個(gè)人每件事、到具體時(shí)間段。
萬(wàn)達每個(gè)部門(mén)每周至少有一次例會(huì )，每個(gè)月有月度會(huì )，季度會(huì )，還有半年總結會(huì )和全年大會(huì )。
最常見(jiàn)的是每個(gè)部門(mén)的周例會(huì )，為了跟蹤會(huì )議紀要中涉及的行動(dòng)計劃及重要工作，萬(wàn)達自己開(kāi)發(fā)了一個(gè)任務(wù)追蹤系統，目的是通過(guò)量化的指標來(lái)跟蹤會(huì )議落實(shí)情況。
具體做法：每次會(huì )議，你會(huì )看到在這個(gè)開(kāi)發(fā)的系統里顯示你的任務(wù)要完成的日期、目前完成的進(jìn)度。項目負責人對照此，要匯報目前完成了哪些工作，還需要做哪些工作，下次開(kāi)會(huì )預計進(jìn)度是百分之多少，能否在預定時(shí)間完成整個(gè)項目目標等，記錄員會(huì )將這些數據一一錄入系統，下次開(kāi)會(huì )一一核對復盤(pán)，并再次建立新的任務(wù)進(jìn)度。另外，手機會(huì )在快接近任務(wù)節點(diǎn)時(shí)，自動(dòng)提醒你加快項目進(jìn)程。
你總會(huì )聽(tīng)到這樣的話(huà)吧——“會(huì )后，我們要狠抓落實(shí)”。在萬(wàn)達，根本沒(méi)有這樣的詞兒，因為萬(wàn)達有一套強有力的落實(shí)方法。很多人驚嘆萬(wàn)達的執行力，其實(shí)你讀懂了萬(wàn)達是如何開(kāi)會(huì )的，就基本上能理解一些了。