萬(wàn)達集團獲得全國檔案資源開(kāi)發(fā)利用“特別案例”獎。433家單位參評，僅5家獲“特別案例”獎。萬(wàn)達為何獲最高肯定？
2021年12月20日，國家檔案局發(fā)布通知表彰先進(jìn)。其中，“萬(wàn)達集團檔案部門(mén)利用黨史檔案資源助力企業(yè)發(fā)展”等5個(gè)案例被評選為慶祝建黨百年特別案例。
除了名單中排在第一位的萬(wàn)達集團，還有國家自然資源部、國家電網(wǎng)、中國船舶技術(shù)檔案館和南光集團。這是萬(wàn)達檔案管理工作第一次獲此殊榮，是褒獎更是激勵。
433家參評、僅5家獲得特別案例獎。萬(wàn)達憑啥獲此殊榮？
數字揭秘萬(wàn)達館藏檔案數量
這次獲獎，是檔案工作打造文化品牌、助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)的生動(dòng)體現。它的背后，是一套強大的信息化、智能化檔案管理體系，是萬(wàn)達檔案管理人員一絲不茍的工作作風(fēng)，是萬(wàn)達“讓一切工作成為精品”的企業(yè)文化。
像萬(wàn)達這樣規模的企業(yè)，檔案管理規模有多大？
一組數字揭秘：萬(wàn)達共有980個(gè)檔案室，館藏總量近170萬(wàn)卷、1300萬(wàn)份。
檔案室
一個(gè)詞概括萬(wàn)達檔案管理秘訣
1300萬(wàn)檔案，如何能讓有需要的單位和員工一查即到、一找即有、有借有還、流轉有序？
一個(gè)詞，信息化。萬(wàn)達從2011年開(kāi)始推進(jìn)檔案信息化建設工作，對電子檔案和紙質(zhì)檔案規范化管理，實(shí)現了通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速高效利用檔案資源的目標，極大的提高了檔案利用效率。
萬(wàn)達的檔案管理系統已取得國家版權局頒布的《計算機軟件著(zhù)作權證書(shū)》，擁有獨立自主的知識產(chǎn)權。
萬(wàn)達檔案管理有四大亮點(diǎn)
得益于高度信息化、智能化，萬(wàn)達檔案管理工作具備四大亮點(diǎn)。
亮點(diǎn)一：檔案系統與業(yè)務(wù)系統互聯(lián)互通，檔案員不用自己錄入檔案數據，業(yè)務(wù)系統自動(dòng)推送。
檔案系統目前與6大業(yè)務(wù)系統完成對接，日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、文件等，實(shí)時(shí)推送至檔案系統，檔案員看著(zhù)目錄就可以收繳、整理實(shí)體檔案，極大地減少了檔案員編制目錄及上傳電子掃描件的工作。
亮點(diǎn)二：全集團統一檔案檢索平臺，100秒之內找到你要的檔案。
2021年，全集團在線(xiàn)利用檔案近9000份，較2020年上漲79%。大幅上漲的背后，體現的是集團檔案系統數據齊全和檢索利用便利這兩大特點(diǎn)。集團的檔案管理系統提供多維度的查詢(xún)方式，不僅可以直接查文件名稱(chēng)，也可以根據萬(wàn)信的公司組織架構、檔案類(lèi)別、年份等維度進(jìn)行“盲找”，100秒之內肯定能找出你要的檔案。
亮點(diǎn)三：充分利用檔案數據智能看板，實(shí)時(shí)監督全集團檔案運行。
集團的“檔案管理智能看板”是對全集團檔案數據的高度集成，不僅能實(shí)時(shí)統計全集團檔案總量、借閱總量、移交總量、庫房總量及其分布情況，監督其他業(yè)務(wù)系統推送檔案數據情況，還可以有效防控檔案數據安全，對“拖延歸檔、超期借閱、異常下載、蓄意刪除”等行為進(jìn)行監控。
檔案管理智能看板
亮點(diǎn)四：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統，急速盤(pán)點(diǎn)檔案。
集團檔案管理工作借助先進(jìn)的RFID技術(shù)，以標簽、盤(pán)點(diǎn)車(chē)、門(mén)禁等設備關(guān)聯(lián)檔案管理系統，將人工管理、人工盤(pán)點(diǎn)轉變?yōu)橹悄茉O備進(jìn)行管理。集團總部檔案室的檔案上貼有RFID標簽，并與門(mén)禁、借閱板等設備進(jìn)行綁定，有效保證檔案實(shí)體安全。而使用盤(pán)點(diǎn)車(chē)，實(shí)現了1小時(shí)盤(pán)點(diǎn)1350份檔案的記錄，較人工盤(pán)點(diǎn)提高26倍。
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統
看完這篇文章，你是不是對檔案管理有了不一樣的理解？它能讓“舊史料”煥發(fā)新生命，讓檔案助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)，它可以很神秘、很安全，同樣可以很便捷、很透明。你一般接觸不到它，可它就在悄無(wú)聲息地為你服務(wù)。