2018年恰逢萬(wàn)達集團成立30周年，集團從2018年初就啟動(dòng)了會(huì )務(wù)籌備工作，在氛圍營(yíng)造、參會(huì )體驗、科技創(chuàng )新等方面下足了功夫，為境內外600多名參會(huì )代表呈現了一場(chǎng)完美的年會(huì )。
1月12至13日，在集團總部的指導和各產(chǎn)業(yè)集團的大力支持，以及青島文華、嘉華酒店等單位的密切配合下，萬(wàn)達集團30周年年會(huì )在青島東方影都會(huì )議中心成功舉辦。本次年會(huì )，贏(yíng)得了集團領(lǐng)導的高度認可及參會(huì )代表的熱情贊揚，一致認為本次年會(huì )會(huì )務(wù)組織到位、安排周到，氛圍莊重又不失溫暖，是一屆讓人難忘、耳目一新的年會(huì )。
萬(wàn)達集團年會(huì )，不僅在公司內部響當當，也早已名聲在外。提起萬(wàn)達年會(huì )，大家想到的就是“三高”：高規格、高要求、高水準，即高規格的接待、高要求的會(huì )務(wù)組織、高水準的晚會(huì )節目。2018年又恰逢萬(wàn)達集團成立30周年，集團從2018年初就啟動(dòng)了會(huì )務(wù)籌備工作，在氛圍營(yíng)造、參會(huì )體驗、科技創(chuàng )新等方面下足了功夫，為境內外600多名參會(huì )代表呈現了一場(chǎng)完美的年會(huì )。
正所謂“臺上一分鐘，臺下十年功”，前臺的精彩綻放，看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上是多年來(lái)萬(wàn)達年會(huì )組織經(jīng)驗的沉淀和創(chuàng )新辦法的匯聚。一場(chǎng)年會(huì )，一年準備，每年的年會(huì )籌備工作都是一場(chǎng)征程。
節點(diǎn)堅守目標清晰
模塊計劃保駕護航
“20多個(gè)節目，每個(gè)節目都要經(jīng)歷近100個(gè)審核節點(diǎn)；61個(gè)安保關(guān)鍵點(diǎn)，10輪匯報，50人應急小分隊；年會(huì )現場(chǎng)歷經(jīng)3次，長(cháng)達20個(gè)小時(shí)現場(chǎng)接站演習；大宴會(huì )廳從會(huì )議形式變成56張餐桌的宴會(huì )廳，總共13分28秒，完成翻臺……”這一系列數字的背后，是一個(gè)個(gè)節點(diǎn)、是一個(gè)個(gè)標準、一個(gè)個(gè)要求。
萬(wàn)達年會(huì )為什么每年都可以高標準高水平運行？這其中最大的法寶就是：272個(gè)模塊化節點(diǎn)。“模塊計劃”是萬(wàn)達集團自創(chuàng )的工作方法，目前已廣泛應用于萬(wàn)達人日常工作中。為了更好地籌備年會(huì )，多年來(lái)萬(wàn)達一直對年會(huì )實(shí)行著(zhù)模塊計劃管理，每個(gè)模塊化節點(diǎn)都有明確的完成時(shí)間、工作標準和工作要求，而且年年復盤(pán)、年年優(yōu)化。一張看似簡(jiǎn)單的模塊化Excel，已不單是工作標準和指導手冊那么簡(jiǎn)單，更是歷次年會(huì )的經(jīng)驗和汗水的結晶。不論是誰(shuí)負責年會(huì )工作，只要參照模塊化節點(diǎn)表，就可以節奏明確、標準統一的開(kāi)展工作。模塊計劃，就像一臺精密運轉的機械設備，確保年會(huì )最終完美呈現。
高標準嚴要求
打造萬(wàn)達“春晚”
坊間流傳“萬(wàn)達的年會(huì )像春晚一樣精彩”。其實(shí)，從節目質(zhì)量上，萬(wàn)達每年一度的年會(huì )盛典，真的和春晚不分伯仲。
一場(chǎng)盛大的晚會(huì )由一個(gè)個(gè)精彩的節目組成，從最初的節目創(chuàng )意，歷經(jīng)多輪研討、審核、排練、彩排，層層篩選、層層選拔，才最終成型。
每年3月至5月，年會(huì )節目組就啟動(dòng)當年新春聯(lián)歡晚會(huì )的創(chuàng )意研討、頭腦風(fēng)暴工作，確定晚會(huì )總體基調、舞臺風(fēng)格和藝術(shù)方向。在此基礎上，節目組會(huì )在7月份組織開(kāi)展面向全集團的年會(huì )創(chuàng )意征集工作，各單位踴躍上報節目創(chuàng )意方案，并經(jīng)由集團總部和導演組共同審核，篩選出的優(yōu)秀創(chuàng )意方案，統一在萬(wàn)達學(xué)院組織創(chuàng )意溝通和培訓會(huì )。9月，經(jīng)過(guò)集團領(lǐng)導多次審核，確定最終進(jìn)入排練的節目名單。此后，歷經(jīng)3個(gè)多月的節目排練、LED視頻制作及審核，加上導演組過(guò)程中的深入指導，節目質(zhì)量不斷提升，過(guò)程之中質(zhì)量不高、排練效果不好的節目，也隨時(shí)被淘汰。
經(jīng)過(guò)層層篩選，2018年年會(huì )的23個(gè)節目終于來(lái)到青島，現場(chǎng)經(jīng)過(guò)單獨彩排和聯(lián)排，在對節目質(zhì)量進(jìn)行集中提升的同時(shí)，會(huì )將現場(chǎng)一些難以達到舞臺效果的節目淘汰，讓最精彩的節目登上年會(huì )舞臺。2018年，為了突出了萬(wàn)達集團30年的核心主題，節目的編排還引入集團30周年獻禮的《萬(wàn)達之歌》，使得年會(huì )節目更有觀(guān)賞性和感染力。
此外，今年的年會(huì )會(huì )務(wù)工作還從大處著(zhù)眼、小處落筆，從內到外為年會(huì )營(yíng)造了一種喜慶的“春晚”氛圍。今年的會(huì )議手冊和胸牌，主視覺(jué)都采用了紅色，并配上印有集團“30周年”的金色LOGO，樣式美觀(guān)大方、莊重喜慶。節目單也借鑒了年會(huì )的整體VI元素，用主屏幕的黃色視覺(jué)作為節目單背面底色，配以30年的主題LOGO，正面用紅色及喜慶的燈籠襯托出了春節的氣氛。
在會(huì )場(chǎng)外圍，為烘托喜慶氛圍，集團人力資源中心和企業(yè)文化中心聯(lián)合打造了一系列以紅色為主基調的展陳。酒店大堂“萬(wàn)達三十年，再創(chuàng )新輝煌”的巨幅紅色噴繪，會(huì )議室兩端的紅色LED屏循環(huán)放送的萬(wàn)達30年祝福語(yǔ)，酒店連廊陳列的紅色萬(wàn)達30年成就展展臺，吸引了大量的參會(huì )員工，紛紛合影留念，成了年會(huì )會(huì )場(chǎng)外名副其實(shí)的“打卡圣地”。
一系列喜慶元素的有序搭配，充滿(mǎn)節日氛圍，打造了一場(chǎng)有著(zhù)獨特萬(wàn)達味兒的年度盛會(huì )。
好創(chuàng )意+高科技
玩法新穎便捷參會(huì )
求創(chuàng )新，一直是管理的高度追求。年會(huì )，作為萬(wàn)達集團的一項重要工作，每年都會(huì )尋求創(chuàng )新與突破。今年，負責會(huì )務(wù)組織的集團人力資源中心也為年會(huì )引入了一些新的玩法。
比如參會(huì )人員拿到的胸牌。集團人力資源中心在胸牌背面置入二維碼，把所有個(gè)人的參會(huì )信息都包羅其中。只要掃描二維碼，就可以查詢(xún)到自己住宿、吃飯及參會(huì )流程等所有信息。所有信息的變更，在系統后臺便可實(shí)現，避免了反復更換物料；提高效率的同時(shí)，也節省了成本。
藏在二維碼背后的是今年新研發(fā)的微信版APP。除了顯示參會(huì )員工所有信息外，這款APP還能清晰的顯示參加晚宴的布局及座次，整體年會(huì )現場(chǎng)秩序井然。
更重要的是，這塊胸牌中植入了芯片。員工在通過(guò)安檢區域時(shí)，只要佩戴胸牌就可以無(wú)接觸式通過(guò)安檢門(mén)，自動(dòng)識別身份，便捷高效。
這么一張集30周年元素、個(gè)人信息、芯片于一體的紅色胸牌，參會(huì )代表紛紛將其作為30周年年會(huì )紀念珍藏。
復盤(pán)結果顯示，系統化線(xiàn)上統籌，確實(shí)把差錯降到了最低，參會(huì )員工體驗感也得到了大大的提高。
衣食住行精準覆蓋
溫情服務(wù)無(wú)微不至
年會(huì )的后勤保障是各項工作的重中之重，萬(wàn)達集團年會(huì )保障工作一直以無(wú)微不至的關(guān)懷和人性化服務(wù)著(zhù)稱(chēng)。
住宿方面，通過(guò)前期充分的準備和溝通，做到免押金預授權入住、酒店短信提醒分時(shí)段預結房費、免查房退房等保姆化服務(wù)，極大加快入住離店的辦理速度，沒(méi)有造成任何人員擁堵。
出行方面，通過(guò)交通信息平臺，由專(zhuān)人掌握車(chē)輛動(dòng)態(tài)，通過(guò)固定短信模板，展現車(chē)輛、乘車(chē)人、出發(fā)到達時(shí)間地點(diǎn)等詳盡信息，防止信息遺漏，方便信息調用。
就餐方面，餐券上詳細印制了用餐時(shí)間、地點(diǎn)、日期，背景圖案是各個(gè)酒店的建筑圖案，不同的酒店采用不用的餐券，保證了參會(huì )代表和工作人員的有序用餐。
保障方面，會(huì )務(wù)組提前進(jìn)行了潤喉糖、胖大海沖劑、暖寶寶等藥品采購，有效保障了與會(huì )人員的身體健康。會(huì )務(wù)組為所有參會(huì )演員購買(mǎi)了人身意外保險，此外，彩排起就安排了救護車(chē)和值班醫生24小時(shí)待命，直至年會(huì )順利結束。
事實(shí)證明，體貼入微的會(huì )員化服務(wù)，給所有參會(huì )人員帶來(lái)了賓至如歸的溫暖。
三十而立，萬(wàn)達又站在了新的起點(diǎn)。集團30周年年會(huì )，是對萬(wàn)達成長(cháng)的獻禮，也是對萬(wàn)達年會(huì )組織工作成果的檢驗。相信通過(guò)不斷創(chuàng )新、不斷突破，萬(wàn)達年會(huì )今后也一定會(huì )繼續辦成獨具特色令人難忘的年度盛典。